Referat fra fellesmøtet på Fellingfors Gjestgiveri 26.1.1970

Til stede:
For Olderskog IL: Oddgeir Nergård, Einar Eiterstraum, Håkon Forbergskog, Aune
For Grane IL: Harald Tømmervik, Frits Grundstad, Edgar Bogfjellmo, Egil HeIstad, Erling Paulsen, Ole T. Wærum, Erik Paulsen.

Formålet med møtet: Avvikling av Hjartfjellrennet.

Tømmervik redegjorde for de foreløpige planer som har vært drøftet i Grane IL. Årsmøtet i Grane IL 20.1.1970, har enstemmig gitt sin tilslutning til at laget i samarbeid med Olderskog IL tar på seg å arrangere rennet.

Nergård redegjorde for Olderskog ILs innstilling som var positiv. Han hadde vært i kontakt med regimentsjefen ved I.R. 14. og forespurt om bistand fra regimentet. Regimentsjefens innstilling var positiv og han hadde stilt i utsikt militært utstyr til formålet.

Nergård forela møtet regimentsjefens forespørsel om at I.R. 14. kunne delta som medarrangør i rennet? Møtedeltakerne hadde ikke noe i mot dette, men da under forutsetning av at Helgeland Skikrets godtar en slik ordning. Nergård lovte å ta kontakt med Skikretsen om dette.

Løypetraseen
En gikk så over til å drøfte løypa. Det er enighet om at rennet skal starte ved Haustreisgårdene med innkomst på Sjåmoen. Traseen følger i store trekk Haustreisdalføret (Vesterelva) til Svartvatnan via Nygården, og videre langs austsiden av Reinfjellet til man svinger om nordenden av dette. Matstasjonen legges enten ved A. Solbakkens eller Thomas Renbergs hytte. I tillegg til denne hovedstasjonen bør det være en, evt. to enklere stasjoner.

En ble enige om å fordele ansvaret med løypa slik at Grane IL har strekningen fra Haustreis til hovedmatstasjonen, mens Olderskog IL sørger for den nordre del, d.v.s. fra hovedstasjonen til innkomsten. Lagene skal senere ved befaringer i marken foreta nærmere planlegging av løypetraseen. En forutsetter at IR 14 er behjelpelig med terrenggående kjøretøy til selve oppkjøringen av løypa.

Økonomi
Møtet er enige om at alle utgifter så vel som evt. overskudd på rennet blir å dele likt mellom de to arrangerende idrettslag.

Arrangementmessige detaljer
Møtet drøftet de mange problemer som dukker opp når det gjelder transport til og fra startstedet og innkomsten, transport av løpernes utstyr m.v. Nergård foreslo at en forelegger transportspørsmålet for IR 14, og undersøker om hvilken assistanse en kan få derfra.

Premiering/diplom
Det var enighet om at det gamle diplomet for Hjartfjellrennet brukes som grunnlag når nytt diplom skal tegnes. Tømmervik påtok seg å skaffe til veie ett av de gamle diplomer. Nærmere om innkjøp av premier m.v. ble ikke drøftet.

Startkontingent
En drøftet startkontigentens størrelse men noe vedtak ble ikke fattet.

Videre planlegging
En ble enige om at lagene hver for seg arbeider videre med de forberedende arbeider og etablerer de nødvendige utvalg og komiteer. Videre at kontakten med IR 14 styrkes. Fellesmøte mellom lagene blir holdt med det første.

Møtet slutt kl. 22.30.
Ref. Ole T. Wærum. (s).

Avskrift. H. Tømmervik. (s).